Leon's blog

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前两天受文章启发想到了自己的个人知识仓库,推而广之企业就是企业的知识仓库。

如果个人都会对自己的知识都疏于整理;那么企业的知识库如果没有专人、定期整理,知识库更加会过时。即使专人整理维护,也受这个人的水平、热情等因素的限制。但是我们需要雇专人专项去做这件事情吗?还是我们应该建立一个有机的系统,让系统自动完成对知识的整理呢?

我觉得基于微博的协作平台,对Tag等技术的运用,这样的企业内部交流工具有机会成为一个动态的企业知识仓库工具。

首先是交流工具,用户不是在整理知识,而是在学习/使用/传播知识,这就需要一个企业的交流工具。QQ群在企业内部的普及率似乎挺高的,大概就反映了这个现状。Yammer等新兴公司,成功的把Twitter的功能引入到企业内部,是不是代表了一定的潮流。企业内部交流工具,企业微博?

信息的来源:通过定制的浏览器扩展、Booklet、社交网站的扩展工具等等,用户就能很容易的使用它们,把RSS/网页/SNS上的内容转发到企业内部的交流工具(企业微博)里去。

信息的整理:通过用户在使用企业内部交流工具(企业微博)的过程中,使用Tag/Group等工具,达到自动对信息进行整理的目的(是整理?还是积累?)。

信息的使用:用户可以在任何地方使用企业内部交流工具(企业微博),浏览器、桌面应用、手机应用等等。通过经年累月的使用,这就自然形成了公司的知识仓库。用户能通过tag/group/search/timeline等多种方式查看交流的信息。

如果理想的话,这就是很好用户产生内容、用户自己整理、用户自己消费的企业内部知识仓库。

我的个人知识仓库

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看了techcrunchchina上的为什么我要的‘个人知识仓库’还不来
感觉很有想法,对比一下我现在的个人知识管理过程。

我的知识管理基本上就是从”toread.cc/GoogleReader/twitter”,到Gmail,再到wiki的过程。

我的信息来源主要是:RSS(in Google Reader)、Sina微博、twitter和一些网站。

对这些信息的管理:
对于RSS,我不太用Reader的Like功能,有时候用Share功能顺手推荐一下。更多情况下,喜欢或者是暂时没有时间看的文章,我用Reader的email功能把信息转到我的Gmail信箱。
对于从微博、twitter和网站上直接看到的内容,如果喜欢,我使用toread.cc的浏览器booklet,还是把内容发送到Gmail信箱。

所以Gmail算是我的一级知识仓库。能实现对信息的按照tag等方式的组织,和搜索功能。

然后我再定期按照分类对Gmail里的内容进行整理,把相对系统一些的内容整理到我的wiki里。wiki应该算是我的二级知识仓库。可惜通常我对这个整理的过程管理的很差,造成我Gmail里的信息积压很多。唉,个人习惯没有养成好啊。

虽然在这个过程中用了不止一个软件或者服务,但基本上满足里我的个人需求。我认为与文中说的这个个人知识仓库有些类似。

cheat & ztd

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cheat sheets 是个不错的网站,在通过gem在命令行下能显示常见工具的cheat sheet。下面是ZTD的sheet的输出结果。


$cheat ztd
ztd:
  Zen Things Done (ZTD)
  aka "Minimal ZTD: The Simplest System Possible"
  For more info see
  http://zenhabits.net/2007/04/minimal-ztd-the-simplest-system-possible/
  
  The Four Habits
  ————-
  1. Collect
    * Write down any tasks, ideas, projects, or other information that pop into
    your head.
    * Get it out of your head and onto paper.
  
  2. Process
   * Make quick decisions on things in your inbox, do not put them off.
   * Do it!, Trash it, Delegate it, File it (someday/maybe), calendar for later
  
  3. Plan
    *  Each day, create a list of 1-3 Most Important Tasks (your Big Rocks for
    the day) and be sure to accomplish them.
    * Do your MITs early in the day to get them out of the way and enjoy the
    rest of the day.
  
  4. Do
    * One task at a time, without distractions.
    * This is one of the most important habits in ZTD: Select a task (preferably
    one of your MITs) and focus on it to the exclusion of all else.
  • install cheat in debiean/squeeze
    • apt-get install rubygems
    • ln -s /usr/bin/ruby1.8 /usr/bin/ruby
    • gem install cheat
    • ln -s /var/lib/gems/1.8/gems/cheat-1.2.1/bin/cheat /usr/bin/cheat

什么是Routine?Routine就是规律,是习惯,是系统。ZTD、GTD说到底就是些习惯,习惯需要养成,又不是一天能养成的,怎么办?这时候就是Routine起作用的时候了,设置好套路,然后按部就班,每天坚持。通过设定好的Routine来约束自己,做到生活做事有规律、有章法。对个人是这样,对公司也是这样,我想郎咸平经常说的华为花大价钱请IBM为自己设计了套系统,大概就相当于华为的Routine吧。公司有了Routine,可以脱离太具体的人性化的管理,变成一个有机的系统(机器?);个人有了Routine,至少不至于丢三落四,有始无终。

ZTD建议一些最基本的套路:

  • 每天早上:检查今天的日程安排,看看任务列表,设定当天最重要的任务MITs,查看Email,锻炼身体。
  • 每天晚上:再查看一下Email,回顾一下当天的情况,写日记,为明天做准备。
  • 每周:设定本周的主要任务,比如:与家人一起度假,理财,打扫卫生,一周回顾等等。

东西不复杂,安排也容易。重要的是要坚持,一周、两周,一月、两月,水滴石穿吗。
如果自己感觉坚持不下去,最好找个人监督。虽说关键是靠自己主动,但有时候外界的力量也是很有帮助的。

有效的管理时间,其实就是一个输入输出的问题。有to-do-list(待做事务列表)这个输入,后面如何做怎么做才有依据。ZTD的习惯”收集-Collect”, 就是为了随时随地收集这样一个完整有效的to-do-list。

小时候老师常教育我们说,好记性不如烂笔头,有事情就记下来, 不然回头就忘了. “收集-Collect”这个习惯与这点有些类似,ZTD强调随身带个本子,带支笔, 有什么想法、灵感、任务、项目立即记录下来。从脑袋里搬到纸上,这样就不怕忘掉了。回到家或公司,立即就把这些临时的记录整理到你的to-do-list中,不要耽搁,否则这里临时记录越积越多,也就懒得整理了。to-do-list不必用什么复杂管理工具,我喜欢Gmail,重要的是要有一个地方集中管理to-do-list。

iPhoneZTD建议使用小本子加支笔,因为方便携带,随时都能用。ZTD认为最简单实用的工具就是最好的,不像PDA、笔记本,开机要时间,也会没电。不过纸也会用完,笔也会没墨水。现在iPhone易用性和可靠性都足够好了,我觉得倒是可以考虑把纸笔升级成类似iPhone这样的智能设备,毕竟写写画画、录音拍照都行呀。而且敝人字写的差,写下了说不定整理的时候自己都不认识,给自己一个买iphone的理由吗:)。